Privacy policy Wielockx Dance Company

Wielockx Dance Company wil graag bewust stilstaan bij jouw privacy en wenst op een transparante en veilige manier om te gaan met jouw gegevens. We stellen daarom dit document op zodat je weet waarvoor wij jouw gegevens gebruiken.
Wielockx Dance Company tracht in elke situatie de GDPR-wetgeving (de Algemene Verordering Gegevensbescherming) toe te passen en te respecteren. We zullen in wat volgt bespreken hoe en op welke manier we met jouw persoonlijke gegevens omgaan en wat je kan doen indien je vragen hebt bij de manier waarop we jouw persoonlijke informatie gebruiken.

De gegevens van de company

Wielockx Dance Company
o.l.v. Marie Wielockx
Waterstraat 32
3290 Schaffen
0472/055635
wielockxdancecompany@gmail.com

Welke persoonlijke gegevens gebruiken we?

In het kader van de inschrijving vragen we jouw naam, voornaam, geboortedatum, adres, mailadres en gsm-nummer. Deze gegevens worden opgevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt in functie van inschrijving, communicatie en verzekering tijdens het dansseizoen of workshops.

Waarom vragen wij deze gegevens?

We weten graag wie jij bent en hoe we belangrijke informatie betreffende de dance company met jou kunnen delen. Deze info kan gaan over de lessen (opstart nieuw seizoen, extra lessen, vakantieregelingen, annulatie van de les omwille van ziekte of weersomstandigheden, ….), aankomende evenementen (workshops, extra lessen, opendeurdagen, optredens, …).

Hoe communiceert Wielockx Dance Company met haar leden?

De communicatie gebeurt hoofdzakelijk via mail. Afhankelijk van het verloop van de lessen en de wensen van de dansers, is het mogelijk dat er specifiek gecommuniceerd wordt via whatsapp om foto’s en video’s te kunnen uitwisselen. Het uitwisselen van deze video’s heeft tot doel dat dansers zich kunnen voorbereiden op de aankomende lessen. Hiermee bedoelen we concreet dat men met behulp van de filmpjes gemaakt tijdens de lessen de choreografieën ook thuis kan oefenen. Aan het einde van een reeks lessen (dit wordt afgesproken tijdens de les en nadien via mail in overleg met de ouders) zal er een professionele filmopname gemaakt worden (al dan niet op locatie) om te delen op onze sociale media kanalen (instagram, youtube, facebook, tiktok, ...). In dit geval zullen de video’s gedeeld worden via een wetransferlink om de kwaliteit van filmopnames te garanderen. Dansers zijn volledig vrij om hieraan deel te nemen.

Tijdens workshops worden er ook beelden gemaakt voor promotiedoeleinden. Dit beeldmateriaal zal gebruikt worden op instagram, facebook en youtube. Dansers hebben ten allen tijde het recht om aan te geven dat zij niet willen getoond worden op deze beelden. Dit kan op elk moment aangegeven worden. Dansers jonger dan 16 jaar hebben hiervoor toestemming nodig van de ouders of de persoon die wettelijk verantwoordelijk is (voogd). Voor aanvang van de lessen of workshops, vragen we om al dan niet akkoord te gaan met de vraag of we beeldmateriaal mogen maken en delen waar de danser (mogelijks) herkenbaar op staat. Dit zal gebeuren via een google docs- en/of inschrijvingsformulier. Beeldmateriaal (foto’s en filmpjes) worden na de workshop met de deelnemers gedeeld via een wetransfer link. Dit om de kwaliteit van de beelden te garanderen.

Wie heeft toegang tot deze gegevens?

Ik, Marie Wielockx, oprichtster van deze company, zal persoonlijke gegevens in het kader van het inschrijvingsproces verzamelen. Ik zal dan ook de enige persoon zijn die tijdens het dansseizoen toegang heeft tot deze gegevens. Deze persoonlijke informatie kan gedeeld worden met derden indien dit noodzakelijk is (denk bijvoorbeeld aan aangiften bij de verzekering, subsidieaanvragen, ...). Indien het delen van de persoonlijke gegevens van belang blijkt te zijn, zal dit steeds in overleg gebeuren met de betrokken personen.

Waar worden mijn gegevens bewaard?

We bewaren jouw persoonsgegevens op een discrete manier. Naast Marie (oprichtster) zal er niemand anders toegang noch inzage hebben in het ledenbestand. De gevraagde identificatiegegevens in het kader van de inschrijving worden bewaard op de harde schijf van Wielockx Dance Company.

In welke situaties worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Het delen van persoonlijke gegevens is in eerste instantie noodzakelijk in geval van ongeval of andere stoffelijke schade waarbij verzekeringsinstanties dienen te worden betrokken. Indien het delen van persoonlijke gegevens in dit, of in andere gevallen, noodzakelijk blijkt te zijn, zal dit steeds in overleg gebeuren met de betrokken personen. Wanneer kunnen uw identificatiegegevens nog gedeeld worden? In geval van subsidieaanvragen. Hierbij is het bij wet verplicht om gegevens door te geven aan de betrokken instanties.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Na elke dansseizoen (+/- om de 10 maanden) wordt het ledenbestand gecontroleerd op herinschrijvingen en worden leden die het ledenbestand verlaten, verwijderd uit onze database. We kijken er zorgvuldig op toe dat ons ledenbestand up to date blijft.

Ben jij minderjarig?

Identificatiegegevens van een persoon jonger dan 18 jaar vragen wij enkel op na toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Hetzelfde geldt voor het delen van beeldmateriaal op social media. De dance company vraagt hier om schriftelijke toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige. Wij respecteren de wens om niet in beeld gebracht te worden. Wij zullen hier zorgvuldig mee omgaan tijdens de lessen.

Wat zijn mijn rechten binnen deze regelgeving?

Weet dat je op elk moment het recht hebt om jouw gegevens op te vragen, na te kijken en te wijzigingen. Neem hiervoor vrijblijvend contact met ons op via mail en wij helpen u zo snel mogelijk verder. Indien je niet akkoord gaat met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kun je dit aangeven via hetzelfde mailadres. De gebruikte persoonsgegevens kunnen aan jou of derden worden overgedragen nadat wij hier jouw toestemming voor gekregen hebben.

Waar kan ik terecht bij eventuele klachten?

Heeft u een klacht, mededeling, twijfel, vragen, of dergelijke? Gelieve u zich dan rechtstreeks te melden bij de oprichtster van deze dance company: Marie Wielockx: wielockxdancecompany@gmail.com

Laatst gewijzigd

Deze privacy policy werd opgemaakt te Schaffen op 19 maart 2024.
Tweede versie opgemaakt te Schaffen op 10 april 2024
Derde versie opgemaakt te Schaffen op 1 juli 2024
Vierde versie opgemaakt te Schaffen op 22 juli 2024